Description du poste
Le Contrôleur Administratif et Financier a pour mission d’assurer l’administration et la gestion du Bureau pays, d’élaborer, sous la direction du Directeur Regional, l’ensemble des procédures administratives, logistiques, ressources humaines et financières locales spécifiques, nécessaires à la gestion du Bureau pays et à la mise en œuvre des projets/programmes (Manuel de Gestion), et de mettre en place le contrôle interne.
Au niveau des projets/programmes, le Contrôleur Administratif et Financier a une mission d’organisation, de supervision et de contrôle du dispositif administratif et financier mis en place par l’agence (contrôle de gestion, contrôle financier, contrôle des procédures). Il organise le dispositif de validation et est responsable du contrôle ex ante ou ex post selon les seuils de délégation de pouvoir de validation et de signature en vigueur.
Ce pôle administration / finances / RH sera complété d’un pôle passations des marchés / conventions composé d’un responsable passations des marchés/conventions et d’un assistant en passation des marchés/conventions. Cette 2ème équipe sera, au service de tous les appuis, en charge de mener les processus de passation des marchés et d’élaboration de conventions.
Le Contrôleur Administratif et Financier aura la charge d’encadrer fonctionnellement ces deux équipes et de veiller au bon fonctionnement de la Structure mutualisée en plus de sa responsabilité en matière de contrôle interne de l’ensemble des appuis.
Résponsabilités et tâches principales
En fonction des volumes à traiter et du dispositif de gestion il garantira le bon accomplissement des tâches suivantes par ses soins ou en les organisant.
Au niveau du Bureau :
- superviser la gestion administrative :
- négocier et suivre administrativement et financièrement les contrats du Bureau pays (assurance, gardiennage, entretien, bail, etc.) et de la Structure mutualisée logée à la même adresse ;
- gérer des relations avec les fournisseurs ;
- suivre les démarches administratives diverses ;
- gérer les véhicules et chauffeurs (contrôle/suivi kilométrage, carburant et entretien) et s’assurer du respect de la procédure relative à l’utilisation des véhicules ;
- gérer les biens et matériels.
- assurer la gestion financière et la comptabilité :
- établir le budget sur fonds propres (Bureau pays) et sur fonds en gestion (Structure mutualisée) en collaboration avec le Directeur Regional Sahel ;
- tenir à jour des tableaux de suivi des coûts avec un rapportage régulier au Directeur Regional Sahel;
- faire toute proposition de rationalisation des dépenses ;
- gérer les refacturations entre Bureau pays et Structure mutualisée ;
- contrôler les factures et l’élaboration des paiements correspondants (transferts, chèques, liquide) ;
- contrôler les déclarations fiscales et sociales et l’élaboration des paiements correspondants ;
- contrôler les frais de mission, per diem et les avances personnelles ;
- effectuer les demandes d’avances au siège ;
- assurer les réconciliations de fin de mois et confirmer les soldes ;
- superviser et contrôler les écritures comptables dans le module correspondant ;
- suivre les comptes d’avance et veiller aux refacturations éventuelles ;
- vérifier/contrôler les consommations et recharges de carburant ;
- assurer la déclaration et la récupération de la TVA ;
- assurer le classement et l’archivage des documents financiers et comptables ;
- contrôler régulièrement la caisse et les opérations bancaires ;
- assurer le maintien à jour de l’inventaire.
- assurer la gestion administrative du personnel :
- décliner les procédures et les outils RH pour la gestion des équipes internationales et nationales, en tenant compte des spécificités et des contraintes légales et contextuelles, et ce pour les différents aspects du Processus RH tels que décrits au chapitre 3.4 de la note « Administrateur RH » du Manuel Qualité.
- établir les procédures et contrôler leur respect :
- mettre en place le manuel de gestion terrain (manuel qualité – procédures administratives, passation de marchés, conventions, financières et comptables, ressources humaines), en assurer l’application et proposer les améliorations nécessaires ;
- mettre en place un système de contrôle interne ;
- contrôler le respect des procédures ;
- organiser/appuyer les missions d’audit interne, externe et qualité et veiller à la mise en œuvre des recommandations ;
- assurer l’application du système qualité du Bailleur de Fond / DFI.
- appuyer le Directeur Général dans la gestion du plan de sécurité ;
- appuyer le Directeur Général dans la gestion informatique.
Au niveau des projets et programmes :
- superviser la comptabilité des projets/programmes :
- contrôler les aspects financiers dans les plans d’opérations annuels et s’assurer de leur encodage dans la Qbase ;
- superviser les procédures de passation de marchés des projets/programmes selon la procédure de délégation des pouvoirs de validation et signature en vigueur ;
- mettre en oeuvre le processus RH (recrutements, contractualisation, gestion, suivi, …) ;
- participer à l’établissement, au suivi et au contrôle des instruments de délégation y compris la base Accords :
- contrôler les aspects financiers dans le rapportage des projets et programmes (y compris les Autres Bailleurs Tiers) ;
- assister les équipes projets :
- conseiller et former sur les procédures financières et comptables et les procédures d’acquisition en vigueur,
- conseiller sur le recrutement et la gestion des ressources humaines selon les procédures en vigueur,
- appuyer les démarches de lancement et de clôture sur les aspects finance et comptabilité,
- participer à la préparation des audits, par exemple en s’assurant de la disponibilité des documents nécessaires ;
- mettre en place les contrôles,
- réaliser des missions d’appui et de contrôle sur le terrain.
- effectuer toute autre tâche confiée par le Directeur Regional Sahel en relation avec sa fonction et ses compétences.
Au-delà des responsabilités et tâches décrites ci-dessus, le Contrôleur Administratif et Financier devra également :
- veiller au bon fonctionnement des services mutualisées ;
- suivre les tableaux de bords et s’assurer d’un traitement rapide des dossiers ;
- suivre les refacturations des coûts de cette structure entre les différents projets.
Profil recherché
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Communications
Contacts internes :
- a des contacts journaliers avec le Directeur Regional Sahel dans le cadre de la gestion administrative et financière du bureau et des projets et programmes ;
- sous la direction du Directeur Regional Sahel, le Contrôleur Administratif et Financier et le chargé de programmes tiennent régulièrement des réunions de coordination pour assurer la mise en relation des informations et garantir ensemble le bon fonctionnement du Bureau pays et des programmes, en particulier sur les aspects qualitatifs de la mise en œuvre et sur la conformité ;
- a des contacts journaliers avec le personnel du bureau dans le cadre des opérations administratives et financières ;
- a des contacts réguliers avec les directions centrales du Bailleur de fonds (Programmes, Comptabilité et finances, Procédures et Contrats d’Achat (PCA), Ressources humaines, Évaluations Qualité et Gestion des Connaissances), l’assistance technique et les équipes des projets et programmes pour orientation, échanges d’information et clarifications sur l’application du manuel qualité de l’agence ;
- a des contacts réguliers avec le responsable des services mutualisés ou à défaut les équipes des projets et programmes dans le cadre de la mise en place et de l’exécution du dispositif de contrôle interne.
Contacts externes :
- a des contacts fréquents avec les banques et fournisseurs du bureau et des programmes dans le cadre des acquisitions et suivi des contrats en cours ;
- a des contacts occasionnels avec les administrations nationales fiscales et sociales dans le cadre de ses activités de gestion.
Profil recherché :
- Profil Local ou venant de la sous-région.
- Adaptable et polyvalent.
- Une vraie personnalité, capable de travailler avec les bailleurs de fonds et les autorités publiques.
- Une première expérience en ONG, Ministères ou Bailleurs de fonds / DFI / Banques De developpement.